Titre

Management Assistant (H/F) précise et proactive pour client à Auderghem

Localité
AUDERGHEM
Externe
1321829_FR

Description

  • Procéder au suivi administratif des ventes immobilières - appartements -
  • Réceptionner les exemplaires des compromis de vente envoyés par les agences immobilières et les dispatcher vers le notaire et le client particulier, classer l’exemplaire original et ses annexes selon la procédure de classement prévue, procéder au scan.
  • Inscrire les données du client dans la base de données, le créer dans Navision, et lui envoyer le compromis accompagné d’une lettre personnalisée.
  • Assurer le suivi du planning des actes notariés et envoyer chaque semaine une mise à jour des données principales aux différents intervenants (collaborateur ; partenaire ; banque ; notaire)
  • Veiller à tenir un inventaire rigoureux des tâches accomplies : contenu des envois, date, destinataires
  • Faire le suivi des réservations de vente d’appartements
  • Soumettre les réservations au Project Developer pour vérification des données de vente
  • Scanner et envoyer les documents signés à l’agence de vente
  • Veiller au strict respect des délais repris dans les conditions de vente
  • Effectuer les publipostages
  • Préparer les courriers et gérer les données pour l’envoi des différents mailings nécessaires au suivi de la procédure de réception provisoire
  • Procéder aux mailings pour la tenue des assemblées générales Apporter du support administratif et logistique à l’équipe
  • Organiser et planifier les réunions internes et externes dans les agendas, réserver les salles et veiller, le cas échéant, au catering
  • Traduire les documents en FR – NL ; et accessoirement en ENG
  • Rédiger les courriers dans les 2 langues nationales et effectuer les mises en page
  • Traiter les appels téléphoniques et faire le suivi
  • Assurer les tâches d’impression, reliure, plastification
  • Préparer et classer les contrats et leurs annexes, les permis et autres documents importants dans le coffre ou archives
  • Faire appel aux coursiers pour les envois rapides
  • Inscrire les collègues aux formations et présentations
  • Procéder à tout travaux de secrétariat en général Gérer le stock de fourniture de bureau
  • Approvisionner le stock et procéder aux commandes de fournitures, papier, capsules café, ….
  • Contrôler les factures
  • Apporter du support au service Marketing
  • Traiter quotidiennement la boîte e-mail générale destinée aux prospects en dispatchant les demandes au destinataire adéquat en interne
  •  Préparer les Starters Kit distribués aux clients lors des réceptions provisoires, ainsi que la note d’accompagnement personnalisée
  • Faire le suivi des invités aux événements
  • Etre le back up des 2 Management Assistants afin d’assurer une continuité des activités au sein de l'équipe
  • Organisation des voyages à l’étranger et commande des billets & tickets
  • Gestion du courrier entrant
  • Vérification des factures d’achats généraux
  • Faire le suivi des abonnements presse

Exigences de la fonction

  • Expérience de min 3 ans en tant qu’Assistant Management
  • Parfaite connaissance du FR – NL oral & écrit ; Bonne connaissance de l’EN
  • Maîtriser les outils Word, Excel & Powerpoint
  • Une première expérience dans le secteur de la promotion immobilière est un atout
  • Compétences de comportement :
  • Personne organisée, rigoureuse, orientée qualité
  • S’épanouit dans la diversité des tâches
  • Service minded, Communique aisément
  • Autonomie, Flexibilité

 

Ce que nous offrons

Notre client vous offre la possibilité de grandir et d'évoluer dans une fonction de Management Assistant et ceci dans une société jeune et dynamique. 
Ils vous propose un contrat intérim en vue de fixe. Un contrat à temps plein (40h/semaine).
Le salaire est discutable en fonction de votre expérience et accompagné d'avantages extra-légaux. 

 

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Externe
1321829_FR
[office_name]
Secretary Plus Bruxelles
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270
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1150