Pour nous, votre vie privée est importante ! C’est pourquoi dans notre organisation SA Secretary Plus Management Support nous traitons les données personnelles de tous les travailleurs d’une manière sécurisée et confidentielle. Cette Police sur la Protection de la Vie privée décrit quelles sont les données à caractère privé que nous traitons, sur quelle base nous les traitons et dans quel but. Et enfin, nous vous informons sur les mesures de sécurité que nous prenons afin de protéger vos données personnelles.

  1. Qui contacter en cas de questions ?

    La SA Secretary Plus Management Support, dont le siège social est établi à 2000 Antwerpen, Frankrijklei 101 et qui est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0447.485.645, est la Responsable pour le traitement de vos données personnelles. La SA Secretary Plus Management Support déclare qu’elle respecte la législation belge en matière de vie privée, en sa qualité de Responsable du traitement, ainsi que les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données depuis sa mise en vigueur.

  2. Que sont les données personnelles ?

    Le Règlement Général sur la Protection des Données définit une donnée personnelle comme suit :

    toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

    Si cette Politique sur la Protection de la Vie privée se réfère à des données personnelles, elle se réfère à cette définition du Règlement Général.

    Nous ne traitons pas de catégories particulières de données personnelles. Par traitement de catégories particulières de données personnelles, il faut entendre : 

    le traitement des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique. 

  3. Quelles données à caractère personnel sont traitées ?

    Nous rassemblons et nous traitons différentes données à caractère personnel de nos candidats /  intérimaires. Il s’agit des données à caractère personnel suivantes :

  • Curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises lors d’un entretien d’embauche ;
  • Photos et vidéos ;
  • Informations payroll telles que : votre numéro de registre national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, votre numéro de compte bancaire, la composition de votre ménage, le nombre d’enfants, votre date de naissance ;
  • Données de contact telles que votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ;
  • Votre salaire et vos fiches de paie ;
  • Le nom d’une personne de contact en cas d’urgence ;
  • Formulaires d’évaluation.
  1. Pourquoi traitons-nous ces données à caractère personnel et quel est le fondement juridique pour le traitement ?

    Vos informations payroll sont réunies à des fins d’administration des salaires et avec, comme fondement juridique, l’exécution d’un contrat.

    Nous collectons le nom d’une personne de contact de façon à pouvoir contacter un membre de la famille ou un proche en cas d’urgence, avec, comme fondement juridique, la nécessité de protéger les intérêts vitaux du travailleur.

    Nous traitons votre cv, votre lettre de motivation dans le but de parcourir le trajet de candidature et avec, comme fondement juridique, votre accord préalable.

    Nous traitons les notes prises pendant le premier entretien, ainsi que les formulaires d’évaluation et les résultats de tests dans le but de parcourir le trajet de candidature et avec, comme fondement juridique, notre intérêt justifié.

    Nous rassemblons et traitons les photos et les vidéos afin de pouvoir les utiliser pour des communications internes et externes dans le cadre de la recherche d’un emploi et d’une occupation avec, comme fondement juridique, votre accord préalable.

    Si vos photos et vidéos sont utilisées à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre autorisation explicite.

    Votre état civil et le nombre d’enfants à charge sont indispensables pour le calcul à des fins fiscales et sociales.

  2. Durée du traitement

    Nous conservons les données personnelles des candidats intérimaires pendant 2 ans après la clôture interne de votre dossier.

    Nous conservons les données personnelles des intérimaires qui ont effectivement travaillé chez nous pendant 5 ans après la clôture interne de votre dossier.

    La clôture interne de votre dossier est déterminée sur base des critères suivants :

  • Clôture des candidatures en cours ;
  • Prises de contact qui attestent que vous êtes toujours à la recherche d’un emploi.

    Après la fin du délai mentionné ci-dessus, nous vous avertirons avant de supprimer définitivement votre dossier. Sur base de cette lettre, vous pourrez nous indiquer si vous souhaitez rester plus longtemps dans notre base de données en vue de rechercher un emploi.

    Vos données à caractère personnel sont conservées conformément à la législation spécifique, ainsi qu’aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données personnelles plus longtemps.

  1. Quels sont vos droits en tant que candidat / intérimaire ?

     

  1. Le droit à l’accès et le droit de regard

    Vous avez à tout moment le droit de prendre connaissance gratuitement de vos données à caractère personnel, ainsi que de l’usage que nous faisons de vos données à caractère personnel conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.

  2. Le droit de corriger, de supprimer et de limiter

    Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données à caractère personnel. Par ailleurs, vous avez toujours le droit de nous demander de corriger, de compléter ou de supprimer vos données à caractère personnel.

    Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui sont requises pour notre administration payroll et de vos données que nous devons conserver et traiter sur base de la loi.

    Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

  3. Le droit d’opposition

    Vous disposez également d’un droit d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons graves et légitimes.

  4. Le droit au transfert de vos données

    Vous disposez du droit d’obtenir vos données à caractère personnel que nous traitons, sous une forme structurée, usuelle et lisible par appareil et/ou de les transférer à d’autres responsables, et ceci conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.

  5. Le droit de retirer votre consentement

    Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. 

  6. Décisions automatiques et profiling

    Le traitement de vos données à caractère personnel comporte le profiling et nous vous soumettrons dans certains cas à des décisions automatisées.

    Dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer à cette décision automatisée.

  7. L’exercice de vos droits

    Vous pouvez exercer vos droits en envoyant un e-mail à privacy@secretary-plus.be.

  8. Plaintes

    Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de la Commission belge de la Protection de la Vie privée.

  1. Transmission à des tiers

    Certaines de vos données à caractère personnel que nous traitons peuvent être transmises à des tiers, e.a. dans le cadre de l’administration des salaires, de nos obligations légales et pour l’octroi de chèques-repas et/ou d’écochèques.

    Certains tiers traitent les données à caractère personnel au nom de notre organisation pour effectuer une tâche bien déterminée. Avec toutes ces organisations, qui agissent en tant que ‘traiteurs’, nous signons des contrats de traitement et nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour qu’elles sécurisent suffisamment vos données à caractère personnel.

    Vos données à caractère personnel ne seront ni vendues ni louées, ni partagées ou mises à disposition de toute autre manière commerciale à des tiers, sauf comme décrit plus haut ou avec votre autorisation préalable. 

    Certaines données sont susceptibles d’être transmises à nos clients/prospects dans le cadre de la recherche d’un emploi et d’une occupation.

    Votre dossier personnel peut également être transmis à des bureaux d’audit en vue d’effectuer un audit dans le cadre de l’obtention/du maintien de labels de qualité et d’obligations légales.

    Dans des cas rarissimes, il peut arriver que nous devions dévoiler vos données à caractère personnel suite à un ordre judiciaire ou pour répondre à une autre disposition légale contraignante.

  2. Sécurité et confidentialité

Nous avons développé des mesures de sécurité qui sont adaptées au niveau technique et organisationnel afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès par des personnes étrangères ou la transmission par erreur à des tiers des données à caractère personnel rassemblées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

  1. Mesures techniques
    • Usage d’antivirus et pare-feu
    • Mots de passe régulièrement modifiés
    • Pas de disques durs non sécurisés
    • E-mails chiffrés
    • Sécurisation de l’accès aux données
    • Cryptage des données
    • Pas de back-up non sécurisés
    • Travailler sur des disques durs sécurisés
    • Right management
  2. Mesures organisationnelles
    • Certaines personnes bien déterminées ont accès
    • Procédure à suivre en cas d’incident
    • Instructions à l’intention des travailleurs et collaborateurs
    • Formation pour les travailleurs et collaborateurs
    •  Clauses de confidentialité
    • Gestion des incident en cas de data breach