Titel

4,5/5 of fulltime Management Assistant (m/v) voor topbedrijf (ref. 1219186)

Plaats
WILRIJK (ANTWERPEN)
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1219186_NL

Beschrijving

Als Executive assistant zal je de vier managers van het management team ondersteunen in de volgende aspecten:

1) Assistant van het directiecomité:

* Contactpersoon voor investeerders, partners, belangrijkste stakeholders;
* Reageren op e-mail, telefoontjes op een professionele manier (NL - FR - ENG);
* Planning van interne en externe vergaderingen;
* Reisboekingen, hotelreserveringen, visumaanvragen, registratie voor conferenties;
* Maandelijkse onkostennota’s beheren (alleen v/d CEO);
* Contactpersonen bijwerken in Outlook (alleen voor de CEO).

2) Bestuur: 

* Voorbereiding van mailings en printen, verzenden en archiveren van documenten met betrekking tot de verschillende vergaderingen van de raden van bestuur en comités van de fondsen;
* Follow-up van de agenda van de verschillende vergaderingen en follow-up van de tijdige levering van de documenten door de teamleden;
* Registratie van de deelnemers aan de verschillende vergaderingen (aanwezigheid, afwezigheid, volmacht ...);
* Agenda opmaken voor de verschillende fondsbijeenkomsten en het reserveren van de vergaderzalen in samenwerking met VDK bank. 

3) Administratie / Office Management: 

* Back-up voor receptie (bezoekers, koeriers / postbezorging, oproepen);
* Assist in de vergaderingen van het gebouwbeheer met betrekking tot brandoefeningen, enz;
* Documenten indienen;
* Correspondentie en mailings (bijvoorbeeld kerstkaarten);
* Bereid en update "welkomstpakket" voor nieuwe medewerkers;
* Beheer de bestelling en annulering van telefoonkaarten, Sodexo maaltijdchequekaarten,..;
* Registreer nieuwe medewerkers bij Delta Lloyd en KBC Hospital Insurance,...;
* Houd de personeelsdossiers up-to-date, zowel op papier als elektronisch;
* Je bent de contactpersoon voor het Sociaal Secretariaat Acerta en de payroll persoon die eens per maand op kantoor zal zijn.

4) Juridische ondersteuning: 

* Vraag certificaten aan bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en stuur deze naar de respectievelijke klanten;
* Follow-up van wijzigingen in leden van de verschillende comités en raad van bestuur;
* Maak de documenten gereed voor publicatie in het Staatsblad van de benoeming / vervanging / aftreden van leden van commissies en raden van bestuur;
* Organiseer de legalisatie en de apostelen voor verschillende documenten indien nodig;
* Indien nodig beëdigde vertalingen van documenten organiseren;
* Attesten Kruispuntbank en certificaten aanvragen, opvolgen en versturen naar klant.

Functie eisen

* Je bent in het bezit van een Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring;
* Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, liefst in een internationale omgeving;
* Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels en een goede kennis van het Frans;
* Je hebt een zeer goede kennis van Outlook, Word, Excel en Powerpoint;
* Je bent discreet en kan goed om met vertrouwelijke informatie;
* Je werkt graag samen met een internationaal team;
* Je staat stevig in je schoenen, je bent een doorzetter en je kan goed relativeren.

Wat wij bieden

* Tewerkstelling: 4,5/5de of fulltime;
* Vakantie: 20 dagen + 5 extra cadeau dagen;
* Uren: 38u: 8u30-9u (7,6u/dag te presteren);
* Extralegale voordelen: maaltijdcheques 7€, groeps- en hospitalisatieverzekering, GSM abonnement en budget om een nieuwe GSM te kopen, 75€ netto onkostenvergoeding.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1219186_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20