Titel

4/5de of fulltime Office Manager (m/v) voor internationaal bedrijf - 1257099

Plaats
BERCHEM (ANTWERPEN)
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1257099_NL

Beschrijving

Als Office Manager ben je verantwoordelijk over het hele reilen en zeilen van het kantoor:

1) Office Templates:

* Komen tot een set van standaard templates die door een ieder moeten worden gebruikt, bijv. de laatste template voor onkosten, aanvragen nieuwe collega’s, rondom reizen, etc.;

* Bibliotheek van brochures, folders.

 

2) Branche Audit (project management):

* Project management aan de hand van de aanbevelingen in het rapport en de deadlines zoals gesteld door het audit team;

* Aanbevelingen uitvoeren zodat ze komen tot een uniform beleid rondom (bijv. Travel & Entertainment en andere onderwerpen die de branche raken);

* Rapportage aan het audit team via een vaste structuur;

* Idem Compliance review.

 

3) Klachten Procedure:

* Invoeren van een klachtenprocedure;

* Rapportages en volgen van procedures (project management);

* Interne en externe rapportages plus communicatie met compliance.

 

4) Travel & Entertainment:

* Interne communicatie en toezicht op naleving;

* Travel tracking (Duitsland + kwartaal rapporteringen);

* Contacten onderhouden met de reisagent (statistieken, communicatie, klachten, etc.);

* Globale procedures naleven en uitvoeren;

* Contract management reisagent (clausules, kpi’s, etc);

* Afhandelen alle reizen die niet online door collega’s kunnen geboekt worden;

* Aanspreekpunt bij alle vragen over travel/hotel/… 5) Legal issues:

* Administratieve ondersteuning Legal & Compliance (zitten in Parijs);

* Lokale verzekeringen in lijn brengen met de Corporate verzekeringen;

* Contract management ( vastleggen, monitoren, continuatie, procurement process, etc);

* Huurcontract plus toezicht op naleving van de gemaakte afspraken.

 

6) Office supply:

* Alles wat nodig is om het kantoor draaiende te houden (papier, drank,etc.).

 

7) Project management verschillende departementen:

* In overleg met verschillende departement;

* Document data management – digitalisatie van nieuwe documenten.

 

8) HR administratie:

* Allerlei taken in samenspraak met HR België.

 

9) REOS (real estate):

* Travel;

* Health & Safety;

* Gebouwbeheer (huurcontract, bewonersvergaderingen,…);

* Business continuity management;

* Interne verzekeringen;

* Aankoop.

 

10) PERSONAL ASSISTANT to the Director:

* Dagelijkste standaard opvolging (in overleg met PA).

Functie eisen

* Je bent in het bezit van een Bachelor diploma;

* Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlans, het Frans en het Engels;

* Je hebt minimum 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie als Office Manager, Management Assistant, Hoofd administratie,..;

* Je bent assertief en stressbestendig;

* Je bent planmatig en organisatorisch sterk;

* Je bent flexibel.

Wat wij bieden

* Je komt terecht bij een grote internationale speler in de verzekeringssector;

* Tewerkstelling: 4/5de of fulltime;

* Vakantie: 20 dagen + 15 ADV dagen + alle brugdagen + twee halve dagen met kerst en nieuw;

* Uren: 37,5u/week;

* Extralegale voordelen: maaltijdcheques 8€, groeps- en hospitalisatieverzekering (voor het hele gezin), jaarbonus (7% van uw jaarloon), gratis drank, fruit en soep; * Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1257099_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20