Titel

4/5de of fulltime Office Manager (m/v) voor topbedrijf (ref. 1261304)

Plaats
BERCHEM (ANTWERPEN)
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1261304_NL

Beschrijving

Onze klant is op zoek naar een Office Manager of een "Chief Happiness Officer" zoals ze het zelf graag noemen.

De Chief Happiness Officer:

1. Heeft als missie "gelukkige medewerkers maken"

Vergaderzalen dubbel geboekt? Een last minute wijziging? Jij weet als geen ander onze dagelijkse chaos te beheersen, leuke events te organiseren en zo iedereen op kantoor net dat tikkeltje gelukkiger te maken. Voor bezoekers ben je het eerste gezicht en indruk van de firma en laat je hen meteen thuis voelen bij onze familie. Jij verdient de titel “Chief Happiness Officer”.

2. Makes things happen!

Je hebt een proactieve attitude. Je verrast collega’s door hen een stapje voor te zijn. Gaat de sales naar een beurs, dan staat alle materiaal al klaar. Geeft de projectmanager een opleiding, dan zorg je dat de syllabi klaarliggen. Gaat er een meeting door, dan zorg je dat de zaal klaarstaat.

3. Werkt onder het motto "Een ordelijke werkplek voor iedereen"

Je creëert voor iedereen een aangename kantooromgeving. Orde, netheid en een positieve sfeer zijn hierbij essentieel. Je bent duidelijk omtrent jouw verwachtingen. Je enthousiasmeert iedereen om een steentje bij te dragen aan deze positieve kantooromgeving en spreekt collega’s aan als ze dit even uit het oog verliezen.

4. Is een bezige bij

Jouw werk kent heel wat variatie. Je neemt de telefoon op, beheert de administratie rond heel wat dossiers, onderhoud relaties met de andere bedrijven in het gebouw en met een aantal externe leveranciers. Ook op de meest hectische momenten blijf je jouw stress de baas.

Functie:
* Onthaal voor bezoekers, post,…;
* Beslissingen nemen en uitvoeren bij aankoop kantoorbenodigdheden & catering:
- Bestelling fruitmand, kantoorbenodigdheden, drank, broodjes…;
- Leveranciersbeoordeling i.s.m. ISO verantwoordelijke;
- Bestelling algemene drukwerken;
- Relatiegeschenken.

* Verzorgen van (grote) events medewerkers en klanten:
- Geschenken / attenties en/of kaartje voorzien bij geboorte, huwelijk, pensionering, overlijden…;
- (Administratieve) ondersteuning bij personeelsevenementen in samenspraak met de HR verantwoordelijke;
- (Administratieve) ondersteuning bij bedrijfsevenementen, klantenbezoek en beurzen – in samenspraak met de sales verantwoordelijke.

* Coördinatie en onderhoud van de werkplek:
- Orde en netheid bewaken van keuken en vergaderzalen;
- Verzorging van kantoorplanten;
- Voorraden aanvullen, onderhoud koffieapparaten;
- Afstemming en coördinatie poetsbedrijf.

* Uitvoeren beslissingen die genomen zijn in het kader van het gebouwenbeheer:
- Defecten detecteren en melden bij syndicus en opvolgen;
- Afstemmen met andere eigenaars in het gebouw.

* Administratie opleidingen i.s.m. knowledge coördinator:
- Registreren van aanwezigen, verzamelen evaluatieformulieren;
- Administratie subsidiedossiers.

* (Administratieve) ondersteuning voor operationele diensten:
- Ondersteuning Finance (controlerapporten facturatie, aangetekend schrijven, klassement, kassabeheer);
- Ondersteuning Sales (versturen, klasseren en administreren van contracten, mailing nieuwsbrieven);
- Ondersteuning Project Management (printen en inbinden handleidingen);
- Ondersteuning ISO verantwoordelijke (klantenevaluatie en evaluatie leveranciers);
- Ondersteuning Customer Service (telefoon dispatching, mailbox beheer).

Functie eisen

* Je bent in het bezit van een Bachelor diploma;
* Je hebt reeds 5 jaar ervaring als Office Manager, Management assistant of Personal assistant;
* Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands, het Frans en een goede kennis van het Engels;
* Je hebt een zeer goede kennis van MS Office;
* Je kan assertief zijn en bent vlot in de omgang;
* Je gaat achter de feiten aan en je doet dit met de nodige flair/humor;
* Je denkt mee en bent proactief.

Wat wij bieden

* Tewerkstelling: 4/5de of fulltime;
* Vakantie: 20 dagen of 32 dagen;
* Uren: normaal 38u/week maar ze werken met tijdsregistratie, dus als je een 40u week wil presteren kan dit en dan krijg je 12 ADV dagen erbij;
* Extralegale voordelen: forfaitaire onkostenvergoeding van 100€ netto, hospitalisatieverzekering met dental care verzekering, groepsverzekering, individuele jaarbonus, een groepsjaarbonus, vers fruit, een fitnesszaal,..;
* Het bedrijf is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en is op tien minuten wandelafstand van het station van Berchem.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1261304_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20