Titel

Administrative Assistant (m/v) 1213106

Plaats
ZAVENTEM
Type vacature
Vast contract
Referentie
1213106_NL

Beschrijving

Als Administrative Assistant werk je samen met je rechtstreekse collega aan de opvolging en het beheer van de bedrijfsadministratie. Je takenpakket is vierledig en heeft betrekking op de facturatie, controle van de kosten, reisadministratie en schadedossiers, en rapportage over de resultatenrekening.

Je takenpakket ziet er als volgt uit:

- Je staat in voor de contacten met de externe partners zoals havenagenten, stevedoors, terminal operator e.a.;

- Je controleert de inkomende facturen van de havenagenten met behulp van procedures en e-mail bevestigingen;

- Je controleert de inkomende facturen van de stevedoors;

- Je controleert de uitgaande facturen naar klanten (en maakt ze in back-up op wanneer nodig), rekening houdend met variabele factoren (aan de hand van de Bunker Adjustment Factor bijvoorbeeld);

- Je berekent tarieven en informeert klanten hierover;

- Je houdt templates en tarief historiek up to date;

- Je maakt maandelijkse onkostennota’s op;

- Je volgt de boekingen op en kijkt de kosten na (havenkosten, brandstofprijzen, ..);

- Je ontvangt schadeclaims en volgt deze op met de klanten;

- Je houdt de winst- en verliesrekening up to date;

- Je houdt de financiële jaarrekeningen up to date;

- Je bereidt forecasts voor en bezorgt deze aan de vestiging te Japan.

Functie eisen

- Je beschikt over een aantal jaar relevante ervaring in een administratieve, logistieke of maritieme functie;

- Je hebt idealiter ervaring inzake facturatie, kostenberekening of andere analytische taken;

- Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling;

- Je werkt vlot met Excel;

- Je bent een echte teamplayer;

- Je werkt nauwkeurig;

- Je hebt interesse in de scheepvaartsector.

Wat wij bieden

Naast een marktconform salaris aangevuld met maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering kan je ook rekenen op een flexibel uurrooster. Je start de dag tussen 7u30 en 9u30.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1213106_NL
[office_name]
Secretary Plus Vilvoorde
[office_street]
Medialaan
[office_house_number]
28
[office_house_number_extension]
B
[office_zip_code]
1800
[office_city]
Vilvoorde
[office_phones]
+32 (0)2 600 47 60