Titel

Commercial Support

Plaats
DIEGEM
Type vacature
Project outsourcing
Referentie
1261488_NL

Beschrijving

Tâches administratives générales:

  • Commander des tickets de train/avion, réservation d’hôtel, suivi des appels téléphoniques et mails, distribution du courrier, …
  • Organisation et suivi des réunions hebdomadaires d’équipe 
  • Rédaction de rapports de réunion (minutes)
  • Faire des traductions (présentations, lettres aux clients, communications internes et externes, emails, …)
  • Gestion du budget et des dépenses du département en collaboration avec le responsable du département et des membres de l’équipe (purchase requests en EBuy, suivi des PO, contact avec procurement, …) 
  • Préparation de contrats et suivi dans Legal Manager
  • Support à la mise-en-place de la communication interne et externe
  • Organisation d’événements (séminaires, cycle meetings, event clients):
  • Rédaction du briefing au département communication/procurement (attendance list, lieu, meeting rooms, catering, activités, … en coopération avec les responsables (Commercial Head, FSM, TMM)
  • Préparer les communications nécessaires (save-the-date, informations pratiques, formulaire d’évaluation, …)
  • Suivi du budget, de la liste des participants, suivi des fichiers de formation à destination du département Trainings
  • Assurer le suivi des meetings, prise de notes et partage des actions points avec les équipes

En tant que Commercial Support, soutien au département commercial:

  • Contact avec les agences de production du matériel Trade Marketing : visuels pour folders et sites clients, agences de production POS (suivi des offres et confirmation - PO)
  • Création des dossiers dans système d’approbation 
  • Mailings clients (faire/vérifier les listes, lettres/teasers, étiquettes, envoi, suivi des réponses, ...)
  • Gestion et suivi des matériels POS à destination des équipes de ventes (contrats Shurgard, commande au Customer Service, information des reps)
  • Contacts téléphoniques avec les clients + contacts par email avec les clients 
  • Gestion des conditions de ventes, des articles, des informations des systèmes de ventes 
  • Vérification des bons de commande, des articles et des codes promotionnels
  • Update des attributions des clients 

 

Functie eisen

Als Project Assistant herken je je in onderstaand profiel: 

  • Je hebt een bachelor- of masterdiploma.
  • Werken doe je al minstens drie jaar, het liefst in een gelijkaardige functie.
  • Als tweetalige druk jij je perfect uit in het Nederlands en Frans. Ook Engels spreek en schrijf je met gemak.
  • Je beheerst gangbare software zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint
  • Stressbestendig, betrouwbaar, spontaan en sociaal zijn adjectieven die jou typeren.
  • Je werkt je snel in en houdt van diversiteit in je takenpakket.

 

Wat wij bieden

Als Project Assistant krijg jij:

  • Een vast contract bij een organisatie die door haar professionaliteit stevig in haar schoenen staat.
  • Een gevarieerde functie met projecten in organisaties afgestemd op jouw ambities en interesses.  
  • Een mooi salarispakket aangevuld met maaltijdcheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering, een bedrijfswagen met tankkaart en een GSM.  
  • De kans om steeds beter te worden via opleiding en coaching door middel van regelmatige bijeenkomsten met collega’s en opleidingen.

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Referentie
1261488_NL
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Secretary Plus Project Outsourcing Vilvoorde
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Medialaan
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