Titel

Ervaren en Hands-On Office Manager(M/V)

Plaats
LAKEN
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1219332_NL

Beschrijving

1.Office Management:

U bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor

U verzorgt het office management op kantoor: inkomende en uitgaande post, telefoon, kantoormateriaal, agendabeheer, administratie van de verschillende diensten, het uitvoeren van mailings

U staat in voor de personeelsadministratie en de contacten met het sociaal secretariaat

Ontwerpen en implementeren van het kantoorbeleid

Updaten organisatorische lidmaatschappen en abonnementen

Beheer contractuele afspraken

Zorgen voor de bescherming en de beveiliging van bestanden en documenten (online)

2. Onthaal:

U bent de eerste contactpersoon voor externe klanten en kandidaten.

U verzorgt het onthaal (zowel telefonisch als face-to-face) in het kantoor in Brussel

3. Sales ondersteuning:

U staat in voor het beheer van alle sales-ondersteunende activiteiten en streeft naar uniformiteit en representativiteit.

U brengt systematiek in het geheel: verkoop presentaties, samenwerkingsvoorstellen en –overeenkomsten, ondersteunend materiaal, contracten met leveranciers, afspraken beheer met kandidaten en klanten, opvolging aanbestedingen

U bereidt interne en externe presentaties voor, stelt productmappen en marketing mailings samen en u biedt ondersteuning bij het uitwerken van offertes, verwerking van bestelbonnen en het digitaal klassement. U biedt ondersteuning bij de dispatching van helpdesk vragen naar collega’s.

4. Research ondersteuning: administratieve opvolging van lopende projecten. Via een adequate input in ons CRM zorg je mee voor een continue aanvulling en actualisatie van onze bestanden.

Functie eisen

Minimum Bachelor opleiding of gelijkwaardig door ervaring;

Uitstekende kennis van het Nederlands, Frans en Engels (gesproken en geschreven);

Specifieke ervaring als office manager niet verplicht, maar wel een sterke +;

Ervaring met het ondersteunen van meerdere partners, consultants… bv. advocaten kantoor, consulting organisaties, Big 4…;

Getalenteerd in planning en organisatie;

Kennis van business en management principes op executive level;

Sterk ontwikkelde communicatie skills;

Flexibele ingesteldheid Integer en discreet;

Zin voor initiatief, pro-actief, en sterk oplossend vermogen;

Accuraat en zin voor detail;

Uitstekende kennis van MS Office: PowerPoint (animatie, design…), Excel (formules, grafische voorstellingen, pivot tabellen, analytics…), en Word

Wat wij bieden

Onze klant biedt je:

en vast contract aan na een geslaagde interim-periode van 6 maanden.

De mogelijkheid om 4/5 of min 3/5 te werken

Marktconform verloningspakket

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1219332_NL
[office_name]
Secretary Plus Brussel
[office_street]
Tervurenlaan
[office_house_number]
270
[office_house_number_extension]
-20
[office_zip_code]
1150
[office_city]
SINT-PIETERS-WOLUWE
[office_phones]
+32 (0)2 289 06 90