Titel

Flexibele Office Assistant (m/v) bij dynamische organisatie te Mechelen

Plaats
Mechelen
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1314279_NL

Beschrijving

Voor onze klant in Mechelen zijn we op zoek naar een stressbestendige en sociale Office Assistant (m/v) die zelfstandig structuur kan brengen in chaos.

Je bent de rechterhand van de Unit Manager, jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

  • Je bent het aanspreekpunt bij afwezigheid van de Unit Manager
  • Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de Unit Manager
  • Je maakt de samenwerkingsovereenkomsten op
  • Facturatie wordt door jou opgevolgd
  • Je zorgt voor het mailboxbeheer van verschillende mailboxen
  • Je bent de ondersteunende kracht bij Loopbaantraject: planning functionerings-en evaluatiegesprekken, invullen van aanvraagformulieren etc.
  • Je biedt ondersteuning in het voorbereiden van de opdrachtverdeling
  • Je bereidt en notuleert bij de vergaderingen

Verder ben je ook de teamlead van het secretariaat waar je takenpakket bestaat uit:

  • Je biedt ondersteuning bij events, bv. Bachelorproeven, proclamatie, infodagen etc., hier volg je o.a. draaiboeken, personeel, budget, aanwezigheden etc. op
  • Je stuurt 2 medewerkers en eventuele stagiaires aan
  • Je zorgt voor het beleid van de docenten- en werkruimte
  • Je ondersteunt het secretariaat bij piekmomenten
  • Je zorgt ervoor dat relaties met ondersteunende diensten onderhouden blijven (planning, logistiek etc)
  • Je organiseert wekelijkse teammeetings met focus op werklast en coördinatie
  • Je hebt oog voor crisismanagement en denkt probleemoplossend wat betreft (her)structureren en processen

Functie eisen

  • Je hebt enige ervaring is soortgelijke functie
  • Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en kan je vlot uitdrukken in het Engels, zowel schriftelijk als mondeling
  • Je bent zelfstandig, flexibel en kan probleemoplossend denken
  • Je hebt er geen probleem mee om structuur te brengen in chaos
  • Je bent matuur en hebt de nodige verantwoordelijkheidszin bij coördineren, organiseren en structureren
  • Je kan het hoofd koel houden en overzicht bewaren tijdens stressvolle momenten
  • Je gaat discreet om met gevoelige informatie
  • Je bent sociaal aangelegd en bent sterk in people management
  • Je staat sterk in je schoenen, durft op je strepen gaan maar blijft altijd beleefd
  • Je houdt steeds je voelsprieten hoog; je kan verbanden leggen en feiten koppelen

Wat wij bieden

In ruil voor je expertise en toewijding biedt onze een dynamische omgeving waar je nauw samenwerkt met je Unit Manager aan een uitgebreid takenpakket. Onze klant biedt:

  • Een marktconform loon
  • 50 verlofdagen waarvan 2 weken kerst & 3 weken zomervakantie
  • Glijdende werkuren, op termijn is thuiswerken mogelijk. Bij speciale gelegenheden werk je ’s avonds of op zaterdag maar hiervoor krijg je recup in de plaats
  • 4/5e contract (fulltime is bespreekbaar)

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1314279_NL
[office_name]
Secretary Plus Mechelen
[office_street]
Blarenberglaan
[office_house_number]
4
[office_zip_code]
2800
[office_city]
Mechelen
[office_phones]
+32 (0)15 45 09 70