Titel

Management assistant (m/v) - Antwerpen (1213234)

Plaats
Antwerpen
Type vacature
Vast contract
Referentie
1213234_NL

Beschrijving

Secretarieel, administratief en operationeel ondersteunen van de CSO, het MT en in extenso de medewerkers van de afdeling Support (agenda, briefwisseling, klassement, opvolging,…). Administratief ondersteunen van het vennootschapssecretariaat, dat onder de verantwoordelijkheid valt van de Corporate & Executive assistent, waaronder voorbereiden van de vergaderkalender voor de vennootschapsorganen, beheer van de algemene agenda, voorbereiden en nazorg van elke (individuele) vergadering.        
 

  • Op een discrete manier voorbereiden, opstellen, vertalen, verwerken en nakijken van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten statistieken, presentaties,…) voor de CSO, het MT en in extenso de medewerkers van de afdeling support of m.b.t. het vennootschapssecretariaat, deze verdelen conform richtlijnen en in alle discretie aan de betrokken personen/instanties;
  • Verzorgen van de correspondentie (telefoon- en e-mailbeheer, post, …) van de directe leidinggevende, met als doel dat die tijdig, foutloos en met minimale interventie van het directielid wordt afgehandeld;
  • Verzorgen van efficiënt en doelgericht elektronisch agendabeheer van de CSO, het MT en in extenso de medewerkers van de afdeling Support of m.b.t. het vennootschapssecretariaat;
  • Bijdragen aan de praktische organisatie ontvangst van bezoekers, van interne en externe vergaderingen, evenementen, bijeenkomsten, etc., volgens de (mondeling) gemaakte afspraken en op een professionele en representatieve wijze. Vaststellen van prioriteiten en mogelijke oplossingen bieden in onvoorziene situaties, op basis van relatief belang en volgens de voorkeuren van de leidinggevende;
  • Optreden als contactpersoon voor de collega’s van de afdeling support voor verschillende administratief ondersteunende taken (tijdsregistratie, onkostennota’s, dienstenreizen,… );
  • Optreden als contactpersoon voor externe partners en stakeholders en hen doorverwijzen naar de gewenste interne betrokkene;
  • Documenteren en archiveren van (vertrouwelijke) informatie, binnen interne richtlijnen
  • Oplossingsgericht signaleren van de pijnpunten en vaak voorkomende fouten m.b.t. processen binnen het directiesecretariaat en de ondersteuning naar anderen toe.
  • Inschatten van risico’s, acties hierop nemen en/of de leidinggevende verwittigen, werken volgens de veiligheidsprocedures, alsook bijdragen tot een nette & ordelijke werkomgeving.Signaleren van afwijkingen en input geven voor verbeteringen m.b.t. VGM;
  • Ad hoc taken.

Functie eisen

* Werk- en denkniveau: minstens Bachelor (opleiding in juridische richting is een troef);

* Minstens enige relevante ervaring;

*Je wil en kan werken binnen een niet-afgelijnd kader. De taken zijn breder dan de officiële functiebeschrijving en je zal taken krijgen van 2 personen;

* Uitstekende kennis Nederlands, aangevuld met een goede kennis van Frans en Engels;

* Je kan goed zelfstandig werken, bent proactief, neemt initiatief en bent een organisatorisch talent.

Wat wij bieden

Uitdagende en gevarieerde functie-inhoud;

Voltijdse job;

* 24 vakantiedagen, aangevuld met 24 ADV-dagen;

* Aantrekkelijk brutoloon;

* Extralegale voordelen: Maaltijdcheques van 8€, groeps- en hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding van 0,22€/km, sociaal abonnement openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald, etc;

* Vlot bereikbaar met openbaar vervoer.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1213234_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20