Titel

Management assistant (m/v) voor directiecomité - Antwerpen (1218396)

Plaats
Antwerpen
Type vacature
Vast contract
Referentie
1218396_NL

Beschrijving

Als management assistant (m/v) voor het directiecomité beheer je zelfstandig volgend takenpakket:

1) Proactief agendabeheer: 

* Je bereidt voor, stemt af, plant en bewaakt de agenda van je manager. Er moeten vele interne en externe meetings (accountants, …) worden georganiseerd en regelmatig moet de agenda worden aangepast door dringende/nieuwe verzoeken.

* Je plant de agenda zodanig dat er genoeg tijd is om de meetings voor te bereiden, tijdig aanwezig te zijn, (rekening houden met reistijd, parking, reservatie zaal,…) .

* Je stemt wekelijks de agenda af, adviseert de manager bij de planning van werkzaamheden en communiceert tijdig last minute veranderingen

2) Organisatie, voorbereiding en notuleren van (directie) vergaderingen en meetings:

* Je verzamelt de vergaderstukken en verspreidt ze op tijd zodat de genodigden de stukken kunnen lezen en dat ze voorbereid naar de meetings kunnen gaan;

* Je notuleert de meetings van Directiecomité, Raad van Bestuur en management team;

* Je volgt de actiepunten op;

* Je ondersteunt de voorbereiding van de agenda’s.

3) Mailbox beheer & correspondentie:

* Je zorgt dat to do’s op tijd worden beantwoord. Als er dringende zaken zijn terwijl je manager in meeting is, waarschuw je je manager;

* Je zorgt dat de mailbox van je manager overzichtelijk blijft;

* Je verwekt de in- en uitgaande post;

* Je organiseert, actualiseert en archiveert de officiële communicatie.

4) Organisatorische en administratieve ondersteuning:

* Je bent het eerste aanspreekpunt bij telefoongesprekken voor directiecomité en ontvangst van gasten (regeling parking, vergaderzalen,…);

* Je regelt en coördineert organisatorische en logistieke zaken voor je manager (lunches, recepties, seminaries en zakenreizen);

* Je hebt een vooruitziende blik, je reageert op zaken die fout dreigen te lopen en bedenkt zonodig nieuwe procedures en werkt deze uit;

* Je helpt je manager bij het bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines;

* Je bent op de hoogte van de gebruiken en huisgewoontes en respecteert deze in je werkzaamheden;

* Je gebruikt de juiste communicatiekanalen

5) Projectmatig activiteiten 

Je neemt deel aan een aantal projectmatige activiteiten en leidt zelf een aantal projecten.

Functie eisen

* Je hebt minimum een bachelordiploma;

* Je bent een echte ‘duizendpoot’ die je directielid(leden) graag een proactieve en coördinerende ondersteuning biedt;

* Je werkt zeer nauwkeurig, zelfstandig en efficient, ook dankzij de ondersteuning van een intern en extern netwerk dat je snel kan inschakelen;

* Je bent een teamplayer binnen het team van management assistants en aarzelt niet om bij te springen om de collega's te helpen en/of te vervangen bij afwezigheid;

* Je stelt je discreet en diplomatisch op en kan vertrouwelijke informatie beheren;

* Je bent gedreven en dynamisch en kan omschakellen van de ene taak naar de andere;

* Je kan je zelfstandig organiseren, snel omschaken en verschillende taken prioritiseren en opvolgen;

* Je kan onder stress werken;

* Je communiceert goed, schriftelijk en mondeling, in het Nederlands, het Frans en het Engels;

* Je kan goed en efficiënt werken met Outlook, Word, Excel en Powerpoint.

Wat wij bieden

* Je hebt een gevarieerde functie en ondersteunt 1 directielid, maar werkt ook samen met je collega's voor de andere leden van het directiecomité;

* Tewerkstelling: fulltime

* Vakantie: 30 dagen;

* Uren: Je werkt 37u per week en hebt flexibele werktijden;

* Extralegale voordelen: maaltijdcheques 8€, groeps- en hospitalisatieverzekering, woon werk vergoeding, Iphone met abonnement, fitness, fruitmanden,...

* Goed bereikbaar met openbaar vervoer.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1218396_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20