Titel

Management Assistant (m/v) (wandelafstand Brussel-Centraal)

Plaats
BRUSSEL
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1173270_NL

Beschrijving

Voor één van onze klanten gelegen aan het station Brussel-Centraal zijn wij vandaag op zoek naar een Management Assistant (m/v).

Als Management Assistant ga je administratief en organisatorisch ondersteuning bieden aan het leidinggevend Executive Team-lid alsook aan het senior management van het departement.

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

Algemene administratie:
- Opvangen, inleiden en afhandelen van telefoongesprekken
- Verzorgen van de inkomende en uitgaande briefwisseling
- Beheren van de agenda’s van het ET lid en het senior management van het departement
- Opvolgen van de inbox van het ET lid
- Opstellen van onkostennota’s voor het ET lid
- Ingeven van bestelbonnen en opvolging ervan (goederenontvangst)
- Organisatie van zakenreizen conform de policy terzake
- Third party gerelateerde administratie: scannen van contracten en gerelateerde documenten en registreren op de daartoe aangeduide plaatsen
- HR-aangelegenheden : bijhouden en desgevallend goedkeuren van absentiegegevens van het ET lid
- Bijhouden van het archief (elektronisch en desgevallend papier)

Specifieke administratieve en organisatorische opdrachten:
- Plannen van de uit te voeren opdrachten, bepalen van de prioriteiten en hierover communiceren met de betrokken medewerker
- De nodige informatie vragen om de opdracht correct te kunnen uitvoeren
- Uitvoeren van de opdrachten: het verzamelen van informatie, het (zelfstandig) maken van presentaties, uitwerken en opvolgen van specifieke dossiers, ingeven en controleren van gegevens, administratief opvolgen van contracten en NDA’s, contacten leggen met (potentiële) leveranciers, prijsoffertes vergelijken, ...

Interne en externe vergaderingen:
- Treffen van praktische maatregelen: vastleggen van de locatie (intern, extern), reserveren van het materiaal, zorgen voor de nodige documenten waar het vergaderingen van ET-leden betreft;
- Wanneer en waar nodig: bestelling en klaarzetten van de nodige catering;
- Administratieve taken: opvragen van onderwerpen en samenstellen van de agenda, bestelbonnen opmaken, versturen van de uitnodigingen, verzamelen van informatie en presentaties en (zelfstandig) opmaken van de documenten (financiële rapporten, dashboards, powerpoint presentaties, memo’s).
- Bijwonen van de vergadering en notuleren
- Erover waken dat het verslag verspreid wordt volgens de in voege zijnde charters.
- Instaan voor het registreren en bewaren van alle ondersteunende documenten.
- Actiepuntenlijsten bijhouden en de betrokkenen herinneren aan actiepunten.
- Organisatorische taken : planning van de activiteit, contacten met leveranciers wat aantal deelnemers, menu etc. betreft, …

Organisatie van events:
- Treffen van praktische maatregelen : vastleggen van de locatie (intern, extern), …
- Administratieve taken : bestelbonnen opmaken op basis van de offertes, versturen van de uitnodigingen, deelnemerslijsten bijhouden, rekening houdend met het budget
- Organisatorische taken : planning van de activiteit, contacten met leveranciers wat aantal deelnemers, menu etc. betreft, …

Functie eisen

- Je beschikt over een diploma Office Management of gelijkaardig;
- Je hebt een uitstekende kennis van zowel het Nederlands, Frans én Engels (zowel mondeling als schriftelijk);
- Je hebt een grondige kennis van MS Office en Acrobat Writer;
- Kennis van Navision is een pluspunt;
- Je kan zelfstandig werken en heb zin voor initiatief;
- Je bent gemotiveerd en assertief;
- Je bent betrouwbaar;
- Je bent uiterst nauwkeurig, hebt zin voor organisatie en gaat graag uitdagingen aan.

Wat wij bieden

Onze klant biedt jou een vast contract aan na een geslaagde interimperiode. Je krijgt een competitief loon aangevuld met extralegale voordelen.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1173270_NL
[office_name]
Secretary Plus Bruxelles
[office_house_number]
270
[office_house_number_extension]
-20
[office_zip_code]
1150