Titel

Office Coordinator (m/v) te Hoegaarden

Plaats
HOEGAARDEN
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1217740_NL

Beschrijving

Als Office Coördinator werk je ter ondersteuning van de zaakvoerder en de verschillende medewerkers. Je hebt een ondersteunende rol en staat in voor de algemene administratie en het reilen en zeilen van het kantoor.

Enkele van jouw verantwoordelijkheden: 

- Je bent het eerste aanspreekpunt van het bedrijf: je behandelt de inkomende telefoons, mails, post en je ontvangt de bezoekers
- Je behandelt de personeelsadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat: payroll, maaltijdcheques, vakanties, adv-dagen,.. Daarnaast sta je ook in voor een deel HR administratie: opmaken van ontslagbrieven, versturen van sociale documenten,..
- Je beheert de opvolging van de trainingen: je zorgt ervoor dat de klanten de rapporten van de trainingen tijdig doorsturen, je zorgt voor het digitale klassement,..
- Je onderhoudt de contacten met de verschillende leveranciers: GSM abonnementen, IT, drank, facility,..
- Je maakt de facturen op volgens de contracten, timesheet en expense sheets van de consultants en volgt de betalingen nauwgezet op
- Je controleert de binnenkomende facturen en voert de betalingen uit of je maakt ze klaar ter uitvoering
- Je werkt ter ondersteuning van een extern boekhoudkantoor en je doet de voorbereiding van de maandelijkse afsluiting
- Je schrijft procedures uit op een duidelijke manier zodat het hele bedrijf zich aan deze procedures kan houden: bv. internet policy, travel policy,..
- Je neemt de volledige kantoororganisatie ter harte: lunch, vergaderzalen, kantoormateriaal,..
- Je boekt de vluchten en de hotels

Functie eisen

Je bent administratief sterk en hebt reeds relevante ervaring opgedaan in een soortgelijke functie. Je spreekt perfect Nederlands en kan je professioneel vlot uitdrukken in het Frans en het Engels. Je kan vlot omgaan met MS Office (specifiek Excel) en weet te werken met skype for business. Je kan zelfstandig werken en je durft vragen te stellen. Je leert graag bij en zelfstudie is voor jou een evidentie. Je bent diplomatisch en discreet aangelegd. Je bent organisatorisch ingesteld en gaat gestructureerd te werk. Je hebt interesse in werken in een internationale omgeving binnen een farmaceutische setting.

Wat wij bieden

Onze klant biedt jou een fulltime functie (40u/week) met 12 ADV-dagen. Jouw inzet wordt beloond met een aantrekkelijk salarispakket. 

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1217740_NL
[office_name]
Secretary Plus Leuven
[office_street]
Vital Decosterstraat
[office_house_number]
7
[office_zip_code]
3000
[office_city]
Leuven
[office_phones]
+32 (0)16 23 60 42