Titel

Personal Assistant van CEO en Office Manager (m/v) ref. 1211842

Plaats
Antwerpen
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1211842_NL

Beschrijving

Je zal fungeren als de office manager va het kantoor en als de rechterhand en personal assistant van de CEO:

* Beheren mailcorrespondentie;
* Ophalen post, openen en verdelen ervan;
* IT issues opvolgen (bestellingen van pc’s en andere hardware plaatsen en opvolgen);
* HR ondersteuning: contracten opmaken en opvolging van (vakantie, ziekte, detachering, verzekering, (hospitalisatie en groepsverzekering)); * Facility management: heel het reilen en zeilen van het kantoor;
* Bijhouden en klasseren van originele contracten;
* Archiveren van alle correspondentie;
* Economaat: bestelling drank en kantoorbenodigdheden;
* Samen met collega op dinsdagavond: papier ophalen in alle kantoren en papier en vuilzakken op de gang zetten;
* Sociaal opvangnet voor collega’s en andere contacten;
* Travelmanagement: organiseren van buitenlandse bezoeken (vliegtickets, hotels, vervoer enz);
* Back up voor collega's tijdens hun vakantie.
* Inrichten kantoren (bestelling meubilair e.d.)
* Opvolging van de verzekeringen (gebouw, travel);
* Telefoonpermanentie;
* Bijhouden contacten (bv. via visitekaartjes);
* Bestellen en transport van reserveonderdelen naar Vietnam;
* Raad van Bestuur: opsturen van agenda (opgemaakt door Directie) en het typen en verzenden van het verslag van de vergadering van de RvB (verslag opgemaakt door iemand van de directie).

Functie eisen

* Je bent in het bezit van een Bachelor diploma;
* Je hebt reeds 3 à 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
* Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels en een goede kennis van het Frans;
* Je kan vlot overweg met Word, Excel, Powerpoint en Outlook;
* Je bent iemand die down-to-earth is, kan meedenken met managers, flexibel is qua uren en werk ziet.

Wat wij bieden

* Tewerkstelling: fulltime;
* Vakantie: 20 dagen + 5 CAO dagen;
* Uren: 38u/week: 8.30u-17u (1u pauze);
* Mooi loon + voordelen: groeps- en hospitalisatieverzekering, ecocheques, laptop, woon-werkvergoeding, een GSM abonnement, elke middag worden er op kosten van het bedrijf broodjes, slaatjes, soep, pasta's,.. besteld.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1211842_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20