Titel

Uitdagende functie als Management Assistant bij internationale speler - 1215274

Plaats
Antwerpen
Type vacature
Optie vast contract
Referentie
1215274_NL

Beschrijving

* Organiseren en opvolgen van interne toepassingen;
* Agendabeheer directieleden;
* Beheer mailbox directieleden en buitenlandse mailboxen;
* Algemene administratie voor de afdeling (bijv. opleidingen, verlofaanvragen, ...) en coördinatie
* Algemeen aanspreekpunt afdeling - het onderhouden van interne contacten met directieleden en andere medewerkers;
* Coördinatie en organisatie van afspraken, besprekingen/vergaderingen, evenementen en zakenreizen;
Productie/Dienstverlening;
* Correcte organisatie en uitvoering van (interne en externe) correspondentie met klanten, leveranciers en collega's in de landstaal, in het Engels en het Duits;
* Notuleren bij besprekingen/vergaderingen;
* Zelfstandige uitvoering van financieel-administratieve taken (bijv. opstellen en beheren van lijsten, reiskosten, kredietkaartafrekeningen, kasbeheer, beheer contracten en abonnementen, …);
* Zelfstandige uitvoering van administratieve taken (bijv. medewerkersgesprekken inplannen, aanvragen volmachten, aanvragen auto's, sponsoring, …);
* Ondersteuning bij technische taken (bijv. opstellen van referentiebladen, zoekopdrachten op internet, aanvragen en opmaak van nieuwe projectdocumenten);
* Voorbereiden en opstellen van verschillende documenten, presentaties, brochures, ...;
* Onthaal en opstart van nieuwe medewerkers; administratie rond aanwerving, materiaalopvolging en input in interne systemen (o.a. cv's);
* Opvolging personeel uit dienst (inleveren materiaal, uit interne systemen verwijderen, mededeling,…);
* Algemene administratie zoals correspondentie met ambassades, notariaten, ...
* Uitzonderlijke opdrachten m.b.t. projecten en zakelijke opdrachten;
* Organisatie evenementen (teambuilding, New Year's dinner, ...);
* Reservaties en transportregelingen;
* Reservaties (externe) vergaderzaal;
* Bestellingen en reservaties bedrijfsrestaurant;
* Verzorgen van correspondentie in het Frans (België)/Engels/Duits;
* Postverdeling, postvakjes, postmappen;
* Telefoonoproepen afhandelen;
* Onthaal bezoekers en leveranciers;
* Klaarzetten en in orde houden van de vergaderzaal.

Functie eisen

* Je hebt een bachelor of je bent gelijkwaardig door ervaring;
* Je hebt al een gerichte ervaring kunnen opdoen als management assistant;
* Je hebt een echte talenknobbel en kan jezelf vlot uitdrukken in het Frans en het Engels en bij voorkeur ook in het Duits;
* Je bent organisatorisch sterk en je weet van aanpakken;
* je bent empathisch en tegelijk ook kordaat en je kan op je strepen staan.

Wat wij bieden

* Je komt terecht in een internationale en boeiende werkomgeving;
* Tewerkstelling: Fulltime (enkel fulltime mogelijk);
* Uren: maand-dond: 8u-17u en vrijdag tot 15.45u (45min pauze);
* 35 vakantiedagen!;
* Extra legale voordelen: maaltijdcheques 5€, groeps- en hospitalisatieverzekering, jaarpremie van 250€, ecocheques, laptop, gsm + gsmabonnement.

Meer info? Contacteer ons

Referentie
1215274_NL
[office_name]
Secretary Plus Antwerpen
[office_street]
Berchemstadionstraat
[office_house_number]
76
[office_zip_code]
2600
[office_city]
BERCHEM (ANTWERPEN)
[office_phones]
+32 (0)3 201 47 20